上海震坤行贸易有限公司成立于1996年，是专业润滑和胶粘剂供应商。作为多家国际知名品牌在中国的代理，上海震坤行向用户提供优质的润滑剂、胶粘剂及相关使用设备，同时提供专业的咨询和服务。公司总部设在上海，在广州、天津、大连、重庆、武汉、广州、深圳等地常驻办事处，客户遍布全国各地。经过快速的经营发展，上海震坤行已经从规模不大的润滑油代理商，迅速成长为拥有150名员工，年销售额一个多亿的优秀企业。

企业发展推动信息化需求

      快速成长的企业往往都离不开一个烦恼，就是在业务飞速发展、企业经济效益不断提升的情况下，企业的整体管理水平却并没有随之大幅度提高。这其中最主要的原因就是，当业务量迅速增长时，企业缺少一个信息化手段，来对企业经营过程中的资金流、物流以及信息流进行有效的管理，导致了企业出现业务流程混乱、数据不准确、无法进行有效管理等状况，更无法令企业管理层获取关键信息来辅助决策分析。

      上海震坤行在公司发展道路上，同样经历了这一幕。作为一家以产品贸易为主要业务的企业，规范、完整的财务和业务信息对上海震坤行来说意义非常重大。由于上海震坤行代理着多个国外知名品牌的产品，众多的客户和下游渠道商遍及全国，公司与他们之间的交易十分频繁。因此公司内部每个月都会产生大量的财务和业务数据，包括库存量、销售额、应收帐款等诸多关键信息。

      最初，上海震坤行是用一些简单的Excel表格来进行各种企业经营数据的统计和管理。但是，随着企业规模的不断扩大和所经营的产品线越来越丰富，公司业务量的迅猛增长使得公司很难实现实时有效的管理。受Excel表格功能所限，上海震坤行只能对业务数据进行简单的事后统计，无法及时地了解各类产品的销售情况和库存信息，更无法实现业务数据与财务数据的统一，财务部门不能及时地根据业务变化而清楚的了解公司的应收、应付帐款的数额，公司管理层也无法根据业务信息的变化及时做出准确的决策。

      在这种情况下，信息化应用理所当然的成为了上海震坤行公司领导的重要议事日程，上海震坤行也开始了漫长而细致的ERP系统选型历程。

品牌声誉力促选择决心

      作为一家中小企业，上海震坤行首先将ERP系统的选择目光投向了国内软件供应商，在一年多的时间内，他们仔细考察了数个国内ERP软件产品，但是由于所处行业的特殊性，上海震坤行对ERP系统的功能有着一些相对特殊的需求。在对所接触的ERP软件进行详细的功能分析之后，上海震坤行发现很难找到一个产品能够充分满足自身的要求，而且这些产品所包含的管理流程也并非最先进，这令他们十分苦恼。

       此时，紫光咨询携SAP Business One走进了上海震坤行公司的选择视野。在ERP选型小组的印象中，SAP软件有着不可比拟的品牌知名度，是包含着领先的管理理念、功能完善的ERP软件代表。一直以来，SAP的ERP软件在业界有着良好的口碑，并在众多企业中得到了广泛应用。

       通过紫光相关人员的详细介绍，上海震坤行发现SAP Business One能基本满足自己最初设定的功能需求；而且软件中先进的管理流程，能帮助震坤行实现规范的业务管理，有效地提高企业管理水平；软件还留有报表接口可以让用户自定义报表，能满足震坤行在报表方面的一些特殊需求。因此，经过双方短时间的接触之后，上海震坤行公司领导大胆决定应用SAP Business One，来帮助公司迎接管理挑战。

业务流程重组确保项目实施成功

      好的实施是ERP应用成功的关键所在，上海震坤行在ERP应用过程中同样认识到了这一点。从项目实施伊始，双方便共同组建了实施小组，除紫光咨询的实施顾问之外，项目组中含括了上海震坤行的管理、流程、业务等各部门的相关人员。

      实施小组首先确立了ERP项目的实施目标。针对上海震坤行面临的公司各个部门业务信息的整合、信息的共享和工作效率的提高等主要管理挑战，实施小组认为，通过应用SAP Business One，上海震坤行必须搭建起一套整合进、销、存、财务、销售管理的信息系统，并要求系统高效稳定并具有一定的灵活性。

      项目实施开始后，项目实施小组对上海震坤行的业务流程重新进行了规划。上海震坤行原有的一套业务管理流程与SAP Business One中所设定的管理流程并不一致，公司领导决定，根据软件所包含的管理思想，对震坤行的整体业务流程进行一番改造，这使得公司内部的各项管理变得更为规范，更使得各部门之间能方便快捷的实现信息共享，将业务数据实现统一。

      在业务流程重组的过程中，上海震坤行也遇到了由于行为惯性所带来的一些阻力，在全公司的通力合作下，他们成功地克服了这些困难。上海震坤行公司负责整个ERP项目实施工作的流程部负责人刘文卿将此首先归功于领导的支持。在此次SAP Business One的实施应用过程中，上海震坤行公司领导对项目有着很大的信心和决心，并坚决支持采用新的管理流程来提高企业的管理水平，因而最终得到了成功。另外，此次项目的实施由对全公司业务流程最为清楚的流程部门来牵头，因此制定出的新流程能充分考虑到上海震坤行的实际业务需要，各业务部门也积极参与了项目，这些都使得新的业务流程能在短时间内获得大家的认可。刘文卿表示，这也是流程重组共组获得成功的另一个重要原因。

     上海震坤行所在的行业有着许多行业特性，在报表等功能上也有着一些个性化的需求。而SAP Business One作为一款通用性的管理软件，很难涉及到这些需求的方方面面。因此在项目实施过程中，项目组根据上海震坤行在业务上的一些特殊需要，特别设计了一些替代方案；并通过SAP Business One软件中自带的报表开发工具，开发出了一系列符合个性需求的自定义报表，满足了上海震坤行的业务应用需求。刘文卿还对紫光咨询的实施顾问表示了充分认可，正是他们的细致和耐心，使得上海震坤行的SAP Business One应用项目实施完成快速而有效。

有效提升企业管理水平

      经过近三个月的紧张工作，上海震坤行SAP Business One应用项目实施工作顺利完成，系统于2005年底成功上线。通过一段时间的运行，上海震坤行的企业管理水平得到了大幅度提升。

      通过应用SAP Business One，上海震坤行的业务数据等关键信息的实时性得到了大幅度的增强，以前只能事后统计的数据，现在能够适时地反映到系统中。这些数据在系统中能够实现各部门共享，不仅减少了不同部门相同信息的重复录入，减轻了工作量，还加强了部门间资源的整合，使各部门实现信息共享，在此基础上提高工作效率，规范业务流程，降低库存，加强了销售和应收账款的管理，减少了流动资金占用。

      更为重要的是，上海震坤行通过利用SAP Business One系统，为公司领导快速、准确、及时地提供了各种业务数据等关键信息，帮助决策者在快速多变的市场环境下做出准备的决策提供依据。这些也进一步帮助上海震坤行实现了提升企业管理水平的目标。

四个后续步骤

      ERP项目在公司行政副总、财务经理和SAP事业部总监三位领导的统领下，顺利实施，目前清华紫光（广西）正在完善下列一些功能：

      首先，原来分布在各事业部的客户及市场信息现在已完全进入系统。各事业部对客户、市场信息做到了实时的掌握，公司可根据SAP Business One提供的CRM，及时调动公司资源，满足广西市场（包括资金、资源网络、渠道等）的要求。为分布在广西地区的客户提供更好的服务，提高了老客户的忠诚度。

      其次，各事业部的业务从采购、库存、服务、财务及预算（分销业务、集成业务、工程等）实现了业务流程化管理，改变了以前事业部独立运作、缺乏业务集成、业务滞后、不透明等状况。采用SAP系统后，业务变得更通畅，效率也有明显的改进，如材料采购项目、预算控制、库存转拨、消耗、回收、结转等明显得到提升。库存降下来了，还不影响工程项目，采购决策更加快速，计划预算控制及时有效。

     再次，现金流的控制有了明显改进，增强了可控性。由于公司事业部多，相对独立预算，各种工程项目的预算施工结算效率不太高，公司一直想加大管理力度，但无奈于自身管理手段滞后而无法实现。采用SAP Business One后，公司所有项目的应收款项一目了然，按照公司的规章和合同，实现了合同、工期、结算、应收一条龙整合，提升了公司现金流转效率，保护公司资金管理的有效性，发挥资金杠杆效应，使公司财务资金管理更上一层楼。

      另外，由于清华紫光（广西）属于典型的中小企业，面临着市场严酷的挑战，每年在广西举行的中国-东盟博览会，又使公司有着更多的市场机遇。这些都要求公司决策层对于市场、客户各方面能有更快更准确把握，及时做出科学的决策。SAP Business One的应用，为公司决策层提供了一套运营指挥的系统，提供了一套绩效考核的办法，使决策更有依据，更有实时性。

实施效益

      ERP的实施运行，使整个公司的业务流程化了，从工程项目采购到销售服务流程化了，财务部门现金流透明了，如一个项目进行到哪个阶段，存在哪些应收帐款，需不需再实时催款等，这些信息在系统中都一目了然。公司办事效率高了，中间不存在托延和置后的环节了。总经理或部门经理通过这个系统，在管理中可以获得实时的数据，对公司正确决策益处很大。另外，公司项目及现场的库存也降下来了。

      紫光咨询是SAP 中国地区全线解决方案供应商和实施商，紫光咨询启动SAP Business One 解决方案短短不到三年的时间，已经迅速成长为亚太区合作伙伴中的佼佼者，在制造、贸易、分销、服务行业积累了大量的外资和本土客户及实施方案。在中高端市场，紫光咨询仅用一年时间就成为SAP中国区核心伙伴，取得高速成长，成功认证“高科技解决方案”和“机械制造行业解决方案”，综合实力名列前茅。

      紫光咨询致力于为客户提供“一站式”全程价值链服务，以“紫光商业服务”为品牌，构建以管理咨询、信息化实施、外包、培训为内涵的“一体化价值链”，从而提出套件化的管理服务解决方案。

      2006年，紫光咨询将携众多地区合作伙伴，在中国大陆地区与SAP公司合作，把优秀的信息化解决方案推荐给更多的国内企业，致力于成为本土最优秀的、提供全程价值链服务的咨询服务提供商。