市场分析和精确备货是在电子贸易这个行业立足和在行业竞争中取胜的关键。通过SAP ERP，可以有效的掌控这两点，这使上海吉电在行业中独占鳌头。

--上海吉电电子技术有限公司系统管理员蔡剑俊

以信息化规范业务流程

      上海吉电电子技术有限公司（以下简称“上海吉电”）是一家主要从事电力、电信及仪器仪表等行业的研发及配套生产的企业，隶属于上海市外经委，产品主要销往海外，随着业务范围的不断扩大，企业越来越需要有一套管理软件能够帮助企业的管理者更加直接、清楚的了解企业中各个部门的具体情况，掌握及时、有效且准确的数据，以确保管理者能够更好的把握市场，并且对行业动态、市场分析和预测有清晰的掌控。
      而要做到准确的市场分析，管理层必须准确的掌握企业内各个部门的准确信息和数据，这时，管理层意识到企业现在急需一个平台能够使他们清楚的了解市场需求，精确备货，而不盲目的去采购，这时他们看到企业原有的管理软件是比较小型的系统，随着业务的不断扩大，依靠原来的系统已经无法准确记录繁杂的业务流程，从而造成了出入货记录的不准确。各部门的各自为政，造成了数据的分散和混乱，各种订单缺少一个数据整合的清单，同一个数据源，在不同的录入途径中，往往由于应用目的不同，或同级过程中的错报、漏报、计算错误或录入过程中录入错误等等因素，造成各部门之间相关数据有误差。“信息孤岛”的问题让企业管理层不得不重新在信息化软件上做重新的选择。
      经过反复的调研和对比，最终上海吉电选择了SAP Business One作为上海吉电信息系统的平台，同时选择紫光咨询这家在SAP Business One实施经验丰富的本土优秀咨询服务商。SAP公司是世界上最大的ERP软件提供商，许多上海吉电的合作伙伴也有多数采用的都是SAP的管理软件。
      在经历了6 个月的实施过程后，上海吉电终于在2006 年1 月1 日正式上线了SAP的ERP。这个项目为上海吉电业务规范化提供了强大的系统支持。五大模块的正式上线，规范了上海吉电相关的众多业务及流程，规范了所有物料的存储、采购等环节的信息管理，实现了帐货一致：

      ■ 在进口采购流程中，系统会通过销售订单，产生采购数量（销售订单的数量结合库存数量得出的采购数量＋备货数量）－》订采购合同，合同管理人管理采购合同，发给供应商－》供应商将发票传真给合同管理人，合同管理人销采购合同－》得到运单，这个时候采购的物料为在途状态－》得到报关单，报关，这个时候物料显示为报关状态－》运单等信息给销售，物流等部门－》入库，这个时候物料显示为入库状态；
      ■ 在票货同行的普通采购流程中，系统会通过销售订单，产生采购数量（销售订单的数量结合库存数量得出的采购数量＋备货数量）－》订采购合同，合同管理人管理采购合同，发给供应商－》供应商将发票传真给合同管理人，合同管理人销采购合同－》供应商送货（或者自己去提货）－》运单等信息给销售，财务等部门，财务作入库单草稿－》物流部门正式入库，这个时候物料显示为入库状态；
      ■ 在货先到票后到的普通采购流程中，系统会通过销售订单，产生采购数量（销售订单的数量结合库存数量得出的采购数量＋备货数量）－》订采购合同，合同管理人管理采购合同，发给供应商－》供应商送货（或者自己去提货）－》运单等信息给销售，财务等部门，财务作入库单草稿，因为还没有发票，所以入到寄售仓库D－》物流部门正式入库，这个时候物料显示为入库状态－》收到发票后，财务作发票，并且作库存转储，入普通仓库A。
      ■ 对于销售流程的管理，ERP 项目也同样予以了票前和票后规范。票货同行：销售人员签订订单，然后将配单交予物流部门，物流部门查货是否充足，如果不充足的话采购，采购后，销售将开票通知和送货单交予财务和物流，物流备货，送货。财务开票；先送货后开票：销售人员签订订单，然后将配单交予物流部门，物流部门查货是否充足，如果不充足的话采购，采购后，销售将开票通知和送货单交予财务和物流，物流备货，送货。财务稍后再开票。
      当然，也不是所有的销售及采购流程及票货关系都可以用以上的流程管理，对此，项目中对特殊销售流程的管理也同样进行了规范：销售人员签订订单，然后将配单交予物流部门，物流部门查货是否充足，如果不充足的话采购，采购后，销售将开票通知和送货单交予财务和物流，财务做送货单的时候，要注意选择寄售仓库D 仓的物料。物流备货，送货。财务稍后再开票。
      在追溯销售和采购情况时，管理层只需要查询批号，就能调出所需的每笔资料的信息和相关的数据。

电子元件行业信息化的“排头兵”

      规范的业务流程，使上海吉电管理层能够及时、准确的获得所需要的信息和数据，对市场需求做出准确分析，并做出预测，为下一步库存和采购的管理做好规划。通过规范化的管理系统，管理层可以通过一个界面，清楚的知道企业的产、供、销以及成本控制等各个核心环节，真正实现了对管理环节的环闭管理，从而达到了生产、物流、销售与财务的高度集成，建立了上海吉电统一的信息收集、处理和传输的平台，准确的为企业各个管理层和部门提供了像是的业务数据信息，提高了企业基础管理水平。
      通过上海吉电的组织机构图可以清楚的看到，通过ERP项目，管理者可以直接得到各部门的的相关数据和信息，对其进行规范和管理。使得原本各自为政的独立部门在系统的管理下整合到一起，实现了“扁平化”企业管理。
      同时，通过SAP Business One 对严格化、规范化控制了上海吉电的内部操作流程，使企业的订单完成率达到了90%，客户满意度达到了92%，送货准确率达到了95%；SAP 管理软件优化和强化了上海吉电的相关组织、业务流程甚至管理制度，在规范管理各项事务的同时也规范了人的操作。减少了重复劳动，节省了时间，降低了成本，免除了不必要的数据录入错误，和认为造成的遗漏或误差。真正实现了信息数据的透明化，严格化和规范化管理。
      由于业务流程和财务管理的集成极大程度提高财务管理的准确性和及时性，通过系统能够快速查找相关原始业务交易信息提高了财务对业务的监控，由于信息的及时、准确的收集和反馈，以及企业内信息的集成，为领导提供科学的决策依据，使企业计划的准确性和适应性加强，生产效率提高，加快了各项工作进程，同时强化了企业内部各部门间的联系，并使各项管理中存在的问题得以充分暴露，达到了提高企业管理水平，提高运作效益、降低成本的目的，实现了集成的、科学的、精细化的企业管理体制。
      总之，通过引入先进的管理思想和方法，上海吉电优化了原有的业务流程，规范了企业管理，建立了实时的、统一的信息平台，以一个统一的标准收集、整理、处理信息，做到了物流、信息流、价值流的高度协调和统一，从而形成了集成的业务运作流程，并对企业范围内的所有业务，能够提供事前的计划及预测，事中的控制（参与和跟踪）和事后的跟踪反馈、分析及评估。为企业进一步扩大市场提供了保障。

为什么选择紫光咨询

      紫光咨询服务事业部（以下简称“紫光咨询”），秉承“自强不息、厚德载物”的精神信条和“文行忠信，恭宽敏惠”的行为准则，依托与清华大学天然紧密的合作关系，利用汇集中外管理精英的沟通平台以及深厚的人脉关系和精神底蕴，致力于成为中国本土最优秀的咨询公司之一。对于企业管理软件而言，用户与实施服务商不是一次性交易的简单服务关系，用户在今后的系统维护、升级以及其它方面都需要实施服务商的持续支持与保障，因此用户与实施服务商不仅需要共同学习共同成长，也同样需要相似的管理目标与发展视野作为长期合作的重要基础。
      紫光咨询作为紫光股份有限公司的直属战略业务单元，前身是紫光SAP ERP内部项目组，在不到三年的时间内，已发展为提供SAP全线产品实施服务、管理咨询、培训和外包在内的套间化管理服务解决方案的“一体化”管理服务商。紫光咨询已成为SAP最重要的核心合作伙伴之一，多次获得SAP亚太各种奖项，曾蝉联04年、05年SAP亚太区“新增用户最多奖”，05年底，与普华永道等国际知名咨询企业共同获得中国电子协会颁发的“05年中国TOP10咨询服务商”称号。
      作为我国元器件分销行业领先企业，管理信息系统成功升级的上海吉电，将在经历了并购风暴过后的中国电子元器件分销市场获得更大的竞争优势，充分发挥SAP的系统优势，获得更大的成功与丰收。